Liberatum.ru

Почти все мы испытываем двойственное отношение к Microsoft Office: мы недовольны этим пакетом и тем не менее работаем с ним. Но тот факт, что вы, как и все ваши знакомые, используете Office, вовсе не означает, что у вас нет выбора. На самом деле функциональные особенности комплекса и его высокая цена могут не соответствовать вашим потребностям или бюджету. Office превосходит всех конкурентов по своим возможностям в целом, но есть такие программы, которые могут оказаться более удобными для определенных задач. Изучив их сильные (и слабые) стороны, вы, возможно, придете к выводу, что пришло время сменить офисный комплекс.

Например, для работы с документами, состоящими из нескольких глав и многих страниц со сложной компоновкой, Microsoft Word далеко не всегда будет наилучшим выбором. Если требуется привлекательно и наглядно объединить на странице графику и табличные данные, то лучше использовать не Microsoft Excel, а другую электронную таблицу. А для доступа к документам из любого компьютера с помощью Web-браузера лучше выбрать онлайновое приложение, а не традиционный настольный комплекс, такой, как Office.

Все Web-службы могут импортировать Office-совместимые документы, подготовленные на настольном ПК, поэтому редактировать файлы можно на любом подключенном к Интернету компьютере. Однако при экспорте в формат настольного приложения некоторые программы теряют элементы форматирования и другие свойства документов.

В группе протестированных мною альтернативных продуктов были такие, которыми я пользовался в течение нескольких лет наряду с Office; другие появились недавно, но работать с ними оказалось на удивление удобно. Возможно, вы никогда не помышляли ни о чем, кроме Microsoft Office, но в предлагаемом вашему вниманию обзоре вы познакомитесь с программами и службами, которые помогут вам сделать часть работы (или всю ее) быстрее, проще и с меньшими затратами.

Форматы и интерфейсы Office — старые и новые, достоинства и недостатки

Главный довод в пользу применения Office 2007 — это, помимо непревзойденных возможностей, форматы файлов и интерфейсы. По умолчанию файлы Office 2007 сохраняются в новых XML-форматах, которые вряд ли прочитает какая-либо из известных в мире офисных программ. Однако форматы, используемые по умолчанию, легко заменить на форматы, совместимые с Office версий от 97 до 2003, которые читаются почти любыми прикладными программами. Привыкнуть к новому интерфейсу «Fluent» (он же «Ribbon») основных программ Office 2007 удается не сразу, но теперь, поработав с ним некоторое время, я недоумеваю, как можно было в течение долгих лет терпеть перегруженный интерфейс прежних версий Office и других пакетов, в которых имитируется старый, неудобный интерфейс Office. Учтите, что я искушенный пользователь и мне известны все эффективные приемы работы со старыми версиями. Менее опытные пользователи даже быстрее привыкнут к новому интерфейсу, более понятному на интуитивном уровне.

Но в то же время форматы и интерфейс могут быть в числе основных причин нежелания переходить на новый комплекс. Файлы, создаваемые в Office 2007 по умолчанию, не могут быть прочитаны большинством других программ, и если явно не настроить Office на сохранение файлов в формате, совместимом с версией 2003, то область совместимости файлов окажется менее широкой, чем у документов, подготовленных в альтернативных комплексах.

Кроме того, некоторые правительственные учреждения и компании отказываются от фирменных форматов Microsoft в пользу открытого формата Open Document Format (ODF), и число таких организаций растет. Файлы ODF нельзя записывать из MS Office без бесплатного модуля расширения независимого поставщика, который необходимо загрузить (sourceforge.net/projects/odf-соinverter) и установить самостоятельно. Кроме того, пользователям придется освоить новый интерфейс Ribbon, чтобы серьезно работать с Office 2007.

И это не все. В Microsoft Word всегда было трудно создавать сложные документы для печати на бумаге или вывода в PDF-файлы — другими словами, любые документы со страничной организацией. В PDF-файлах используются страницы фиксированной длины, как и в бумажных документах; в отличие от них, HTML-файлы могут быть сколь угодно длинными, без разрывов через каждые несколько дюймов.

Принятая в Word парадигма организации документов имеет мало общего с реальными документами. В Word документы делятся на подразделы, именуемые секциями (section), а секции — на абзацы. Параметры форматирования абзацев и секций хранятся не в начале, а в конце абзаца, в метке, которая не всегда видима, и поэтому процесс организации документов запутан и совершенно не понятен на интуитивном уровне. Если удалить метку абзаца, можно потерять форматирование, а если удалить пунктирную линию между секциями, то теряется форматирование секции над этой линией. При таком способе совершенно отсутствует концепция печатной страницы как составной части документа. В результате трудно построить шаблоны (или собственно документы), в которых границы полей и другие параметры применяются к отдельным страницам, а не к целым секциям.

В Excel также есть малопонятные для новичков особенности, такие, как «замороженные области» в верхней и левой частях электронной таблицы (конечно, новички могут столкнуться с ними только в таблицах, составленных кем-то другим, так как изначально в электронной таблице нет замороженных областей). Кроме того, может вызвать недоумение миниатюрный зеленый значок, который появляется в углу ячейки, если программа предполагает, что пользователь сделал ошибку; требуется время, чтобы понять, каким образом в Excel принимается решение об изменении адресных ссылок в формулах, копируемых между ячейками или столбцами. Однако, благодаря участию армии испытателей, привлеченной Microsoft, Excel отличается непревзойденной комбинацией мощности и простоты использования среди самых передовых программ. Но если вы предпочитаете метафору с богатой графикой и свободной формой, как в электронной таблице Numbers компании Apple (часть комплекса iWork), то единственной разумной альтернативой будет либо бесплатный продукт, например OpenOffice.org, либо программа, поставляемая вместе с текстовым процессором, более удобным, чем Word, такая, как Quattro Pro из комплекса Corel WordPerfect Office.

Аналогично, PowerPoint настолько насыщен функциями и графикой, что лишь обладатели Mac смогут получить выгоду от альтернативной программы Apple Keynote, лучше адаптированной к этому компьютеру, чем версия PowerPoint для Mac. Или (как и в случае с Excel) вы предпочитаете другой текстовый процессор и довольны поставляемой с ним программой презентаций.

Альтернативы для настольных ПК

Когда-нибудь редактировать документы через оперативные службы можно будет так же быстро и эффективно, как и с помощью настольного комплекса, но этот день еще не наступил. Пользователи, которые ценят скорость и предпочитают хранить документы на собственном компьютере, будут работать в основном с настольными программами. Господство компании Microsoft на рынке настольных продуктов почти абсолютно, и любой альтернативный комплекс должен иметь существенное преимущество, чтобы заинтересовать потребителей. Оно есть у OpenOffice.org и Lotus Symphony Beta: эти продукты совершенно бесплатны. Corel WordPerfect Office привлекает другим: непохожестью на Microsoft Office, что избавляет пользователя от его недостатков, но вместо этого приходится мириться с изъянами WordPerfect.

Как OpenOffice.org, так и Lotus Symphony Beta функционируют очень похоже на Microsoft Office. Это удобно, если требуется бесплатная альтернатива, но не столь привлекательно, если нужен продукт, который работает иначе, чем Office. OpenOffice.org и Lotus Symphony Beta — родственные программы с одним и тем же открытым исходным текстом. Symphony выделяется ярким новым интерфейсом, но базовый исходный текст полон ошибок и устарел. В отличие от Symphony, OpenOffice.org имеет обновленный надежный программный код и более развитый набор функций, но меня, например, его невыразительный, перегруженный интерфейс неизбежно повергает в уныние.

Нетрудно догадаться, что наиболее понравившиеся мне компоненты WordPerfect Office меньше всего похожи на Microsoft Office: страничный способ организации документов, понятная функция Reveal Code, удобная для восстановления и тонкой настройки форматирования, и встроенные функции импорта и экспорта PDF-файлов.

Ни одну из альтернативных настольных электронных таблиц нельзя сравнить с Microsoft Excel по глубине функциональности. Однако OpenOffice.org по своим возможностям близок к Excel, а в Corel есть записываемые макрокоманды, поэтому не нужно изучать программирование, чтобы автоматизировать процесс. Что касается презентаций, то здесь вне конкуренции графические эффекты PowerPoint (по крайней мере, на платформе Windows), но инструментарий OpenOffice.org и Corel достаточен, чтобы подготовить хорошую, интересную презентацию, хотя оживить скучное выступление не удастся.

У пользователей Macintosh другой набор альтернатив. Мне понравилась ослепительная графика и новаторская электронная таблица со свободными формами в комплексе Apple iWork. Но, по крайней мере для меня, текстовый процессор Apple недостаточно функционален и гибок, чтобы вытеснить Microsoft Office с платформы Mac. В скором времени выйдет полностью переработанная версия Microsoft Office для Mac, и тогда и без того впечатляющие преимущества комплекса станут еще более убедительными. Существует и версия OpenOffice.org для Mac, но даже то достоинство продукта, что он распространяется бесплатно, не может компенсировать его недостатков.

Альтернативы в Web

В Web начинают происходить интересные события, и будущее непредсказуемо. Благодаря новым Web-технологиям и распространению широкополосных соединений, оперативные службы стали, наконец, приемлемыми альтернативами для многих настольных прикладных программ.

Не спешите удалять Office или WordPerfect (доступ в Интернет пока есть не везде и не всегда), но попробуйте поработать со службами Google Docs, ThinkFree Office и Zoho. Они уступают Word и Excel по своим возможностям, но обладают некоторыми уникальными преимуществами, которые компенсируют их недостатки.

Как и следовало ожидать, с помощью всех этих служб очень удобно публиковать документы, с тем чтобы их могли просматривать в оперативном режиме избранные коллеги (которые автоматически получат пароль по электронной почте, как только их имена будут внесены в список сотрудников) или каждый, у кого есть Web-адрес и пароль документа. Пользователи некоторых служб могут даже публиковать информацию из единственной ячейки электронной таблицы, вставив ссылку на нее в Web-узел или блог.

Одна из возможностей этих служб, которую было бы полезно иметь и в настольных комплексах, — автоматизированное архивирование старых версий документов. В каждой из служб при закрытии или сохранении документа текущая версия сохраняется вместе со всеми ранее сохраненными версиями. Поэтому при необходимости можно вернуться к старой версии (давностью в несколько лет) или скопировать текст из старой в новую версию. В самых дорогостоящих версиях Windows Vista (Premium, Ultimate и Enterprise) можно сделать почти то же самое с помощью встроенной функции Previous Versions. Для доступа к ней нужно щелкнуть правой клавишей мыши на документе, выбрать пункт Properties и перейти на вкладку Previous Versions; однако прежние версии сохраняются на одном жестком диске с текущей копией. Оперативные службы хранят старые версии на собственных серверах. Например, в Google Docs мне было достаточно щелкнуть на вкладке Revisions, чтобы просмотреть более 30 версий файла, самая старая из которых датируется февралем 2006 г.

Во всех трех службах можно экспортировать файлы в форматы Office, HTML и PDF наряду с дополнительными форматами, набор которых чуть варьируется для каждой службы. Но редактирование документа в каждой службе происходит по-разному, и эти различия влияют на окончательный результат. Например, пользователи Google Docs редактируют, в сущности, HTML-текст и строят Web-страницу. Кроме того, Google использует специальные нестандартные коды для таких элементов, как разрывы страниц, обычно отсутствующие в Web-страницах; программа позволяет редактировать чистый HTML-текст, чтобы получить именно тот результат, который вам нужен.

Редактирование документа ThinkFree в режиме PowerEdit выполняется фактически в форматах Office 2003, и это не только обеспечивает такое преимущество, как высокий уровень совместимости с Office, но и вынуждает мириться с таким его недостатком, как запутанный стиль форматирования документов.

Пользователи Zoho редактируют HTML-текст в экземпляре OpenOffice.org, настроенном как оперативная служба. Этот сложный прием иногда приводит к ошибкам при экспорте файлов в форматы текстового процессора — например, разрывы страниц заменяются горизонтальным графическим изображением.

Все эти оперативные службы уступают Excel в отношении глубины функциональности, но они подходят для простых и умеренно сложных электронных таблиц. (Ориентированная исключительно на электронные таблицы служба EditGrid.com наиболее близка к Excel по своим возможностям, но даже она не располагает полным инструментарием Excel.) Ни одна служба несопоставима с настольными программами презентаций из-за неудобств, связанных с пересылкой и загрузкой из Сети графических компонентов большинства современных презентаций. Тем не менее все эти службы произвели на меня довольно хорошее впечатление, и я сохранил активными свои бесплатные учетные записи. Я был не раз приятно удивлен, когда при повторном визите через одну-две недели обнаруживал исправленные ошибки и новые функции.

Итак, Microsoft не контролирует свой офисный комплекс в той степени, в которой хотелось бы ее руководителям, особенно теперь, когда документы частично переместились в Сеть. Даже обладатели тысяч файлов в формате Office смогут найти в альтернативных комплексах и службах новые возможности, отсутствующие в продуктах Microsoft. А значит, пришло время поискать полезные офисные инструменты за пределами Office.

Несколько цифр

57% домашних пользователей установили комплекс Microsoft Office; в 2004 г. эта цифра составляла 61%.

11% домашних пользователей установили WordPerfect Office; в 2004 г. этот показатель был равен 15%.

24% домашних пользователей не имеют офисного комплекса; в 2004 г. таких было 16%.

4% домашних пользователей, не имеющих настольного офисного комплекса, работают с Web-службой; это больше, чем в 2004 г., когда этот показатель составил менее 1%.

Источник: JupiterResearch

Google Docs Beta

Бесплатно,

Служба Google Docs Beta с ее хорошо организованным, незагроможденным интерфейсом, высокой производительностью, возможностью доступа к документам через любое Интернет-соединение и удобством коллективной работы удостоена отличия «Редакция советует» как лучшая Web-альтернатива для Microsoft Office. Текстовый процессор импортирует и экспортирует текстовые файлы в формате ACSII, а также RTF, OpenDocument и Word 2003 (и более ранних версий) и даже сохраняет нижние колонтитулы и примечания в конце документов Word (хотя создать новые нельзя). Новый элегантный модуль презентаций располагает минимальным, но вполне достаточным набором функций, и импортировать в него презентации PowerPoint не составило труда. В электронной таблице имеется множество математических, статистических и финансовых функций. Это наилучший онлайновый инструмент для самостоятельной и коллективной подготовки простых документов, электронных таблиц и презентаций.

Microsoft Office 2007

В США цена при прямых поставках от 149,95 до 679,95 долл., в зависимости от версии.

Новейшая версия авторитетного офисного пакета дополнена блестящей графикой, обеспечивает более удобную коллективную работу, значительно надежнее защищена и располагает превосходным «ленточным» интерфейсом, благодаря которому перед начинающими пользователями открываются возможности, прежде доступные лишь профессионалам. Число усовершенствований, сделанных в этом самом распространенном в мире прикладном комплексе, больше, чем в любой из его прежних версий. Для большинства пользователей вопрос заключается не в том, нужно ли переходить на новый комплекс, а в том, когда это сделать. Опытные профессионалы, начинающие и корпоративные пользователи получат серьезные преимущества при переходе на новую версию. Потратив несколько минут на освоение нового интерфейса, невольно удивляешься, почему программотехнический гигант так долго откладывал столь удачные нововведения. Microsoft Office 2007, несомненно, заслуживает отличия «Редакция советует» как в целом наилучший настольный офисный комплекс.

Corel WordPerfect Office X3 Standard Edition (2007)

В США цена при прямых поставках 299,99 долл.

Доступный по цене комплекс с превосходными функциями управления длинными документами и компоновкой страниц: я предпочитаю использовать его для любых документов длиннее курсовой работы. Вставлять отдельные файлы глав в единственный файл гораздо проще, чем в Word. Можно импортировать, редактировать и экспортировать PDF-файлы, и работать с макроязыком значительно проще, чем с Visual Basic for Applications. Возможности почтового клиента с самоиндексацией, программой чтения RSS-каналов, диспетчером контактов и календарем более чем достаточны для большинства пользователей. В модуль электронной таблицы удалось безупречно импортировать большинство моих сложных файлов Excel; запись макрокоманд в программе презентации проходит гладко, и обе программы отличаются большой мощностью. Полнофункциональный пакет — наилучшая, по нашему мнению, настольная альтернатива для Microsoft Office.

iWork ‘08

В США цена при прямых поставках 79 долл.

Комплекс Apple отличается великолепным оформлением и хорошей функциональностью. Текстовый процессор Pages располагает основными функциями форматирования, возможностями компоновки страниц, насыщенных графическими элементами, и новым режимом для стандартных документов, а в модуле презентаций Keynote можно использовать сложные графические монтажные переходы. Numbers — самая революционная новая идея в электронных таблицах за два десятилетия, разрушающая метафору одной сетки. В комплекс можно импортировать документы из Microsoft Office, в том числе и из Office 2007. Уровень автоматизации iWork ‘08 недостаточен для корпораций, но, благодаря ориентации на графику и тесной интеграции с операционной системой OS X (обеспечивающей доступ к передовым типографским функциям), он будет отличным выбором для индивидуальных пользователей и малых предприятий с компьютерами Mac.

ThinkFree Online (обновленный)

Бесплатно,

В этом сетевом офисном комплексе, финансируемом на доходы от рекламы, по умолчанию используются форматы файлов Office 2003 и имеется удобная возможность открывать версии документов Word, Excel и Powerpoint в формате 2007. Файлы из текстового редактора можно сохранять даже в формате Office 2007 (и PDF). Пользователи могут сохранять на серверах ThinkFree и публиковать в Сети документы общим объемом 1 Гбайт, а посетители сайта могут искать документы и записывать комментарии о файлах. Первоначальная загрузка передовых функций этого несвободного от ошибок комплекса потребует довольно много времени. Функциональные возможности конкурирующих служб шире, но ThinkFree лучше всех других совместим с Microsoft Office.

IBM Lotus Symphony Beta

Бесплатно,

Бесплатный прикладной комплекс IBM совместим с документами Microsoft Office 2003 и использует по умолчанию международный стандарт Open Document Format (ODF). В основе комплекса лежит старая версия OpenOffice.org, но компания IBM дополнила продукт гораздо более совершенным, профессиональным интерфейсом. В нем нет редакторов графики, уравнений и базы данных, как в OpenOffice.org, но из аккуратного меню Optional Properties можно изменять форматирование текста и абзацев. Функция Data Pilot модуля электронной таблицы напоминает сводные таблицы Excel и удобна для подготовки диаграмм. Хотя презентации Symphony не столь эффектны, как в PowerPoint, это одна из лучших настольных альтернатив для Office.

Zoho

Бесплатно,

Zoho — оперативная Web-служба, с помощью которой в Сети можно выполнять почти все операции, доступные на настольном компьютере: создавать документы, электронные таблицы и презентации; управлять проектами и базами данных; организовывать конференции, текстовые диалоги и многое другое. Наряду с эффективным инструментарием обмена документами, публикаций и коллективной работы в Web, продукт располагает элегантным, современным интерфейсом, однако, к сожалению, несколько нелогичным. Недостатки службы: небольшие ошибки, иногда низкое быстродействие и скудный, довольно нестабильный пакет презентаций. Экспериментировать с Zoho интересно, но служба должна стать более зрелой, прежде чем можно будет положиться на нее при решении серьезных задач.

OpenOffice.org 2.3

Бесплатно,

Этот комплекс корпоративного уровня располагает мощным макроязыком и функциями экспорта в PDF и отличается высоким уровнем совместимости с форматами MS Office (до версии Office 2003). Его полнофункциональный текстовый процессор и электронная таблица даже выглядят, как соответствующие программы Office (как и программа презентаций). В состав комплекса входит программа векторной графики, редактор уравнений и база данных с собственным XML-форматом, совместимая с файлами MySQL, dBASE и старыми файлами MS Access. Сложные документы Office, в частности из Word, преобразуются успешно; результаты с диаграммами Excel чуть хуже. Недостатки — невыразительный и сложный интерфейс, а также отсутствие (пока) почтового клиента.

Оригинал: http://www.pcmag.ru/reviews/detail.php?ID=13976